1. Dasar Komunikasi PEMASARAN

A. Pengertian dan cakupan komunikasi bisnis

Pengertian :

Komunikasi adalah suatu proses penyampaian dan penerimaan pesan atau informasi diantara dua orang atau lebih dengan harapan terjadinya pengaruh yang positif atau menimbulkan efek tertentu yang diharapkan. Dalam ilmu ekonomi, bisnis adalah suatu organisasi yang menjual barang atau jasa kepada konsumen atau bisnis lainnya, untuk mendapatkan laba. Secara historis kata bisnis dari bahasa Inggris business, dari kata dasar busy yang berarti “sibuk” dalam konteks individu, komunitas, ataupun masyarakat. Dalam artian, sibuk mengerjakan aktivitas dan pekerjaan yang mendatangkan keuntungan.

Cakupan / Ruang Lingkup Komuikasi Bisnis :

Ada lima komponen yang penting untuk diperhatikan dalam proses komunikasi, yaitu :

1. Pengirim pesan (sender atau komunikator).

2. Pesan yang dikirimkan (message).

3. Bagaimana pesan tersebut disampaikan (delivery channel atau media).

4. Penerima pesan (receiver atau komunikan.

5. Umpan balik (feedback) atau effect.

Kelima komponen penting yang harus diperhatikan dalam proses komunikasi diatas tidak hanya berlaku untuk komunikasi bisnis, tetapi dalam dunia pendidikan kelima komponen tersebut juga penting untuk diperhatikan. Hal itu diperlukan untuk mencapai sebuah tujuan belajar yang diharapkan melalui komunikasi yang efektif. Komunikasi yang efektif dalam pembelajaran banyak ditentukan oleh keaktifan selama proses belajar berlangsung yaitu adanya bentuk komunikasi dalam bentuk timbal balik berupa pertanyaan dan jawaban pertanyaan dari sebuah proses belajar mengenai topik tertentu yang dibahas dalam proses belajar tersebut.

A. Unsur-Unsur dalam Komunikasi

Dalam komunikasi bisnis terdapat enam unsur pokok, yaitu :

1. Memiliki tujuan, artinya komunikasi bisnis harus memiliki tujuan yang telah ditetapkan sebelumnya sejalan dengan tujuan organisasi.

2. Pertukaran, dalam hal ini melibatkan paling tidak dua orang atau lebih yakni komunikator dan komunikan.

3. Gagasan, opini, informasi, instruksi merupakan isi dari pesan yang bentuknya beragam tergantung tujuan, situasi, dan kondisinya.

4. Menggunakan saluran personal atau impersonal yang mungkin bersifat tatap muka, menggunakan media tertentu atau melalui media yang menjangkau jutaan orang secara bersamaan.

5. Meggunakan simbol atau sinyal yang merupakan alat atau metode yang dapat dimengerti atau dipahami oleh penerima untuk menyampaikan pesan.

6. Pencapaian tujuan organisasi: salah satu karakteristik yang membedakan organisasi atau lembaga formal dari informasi adalah adanya tujuan yang telah ditetapkan sebelumnya oleh manajemen.

Unsur-unsur komunikasi tersebut juga diperlukan dalam komunikasi dalam bidang pendidikan. Hanya saja yang membedakannya adalah tujuan yang akan dicapai disesuaikan dengan kebutuhan dunia pendidikan.

B. Bentuk Komunikasi Bisnis

Pada dasarnya ada dua bentuk komunikasi yang umum digunakan dalam dunia bisnis, yaitu, komunikasi verbal dan komunikasi nonverbal.

1. Komunikasi verbal

Komunikasi verbal (verbal communication) merupakan salah satu bentuk komunikasi yang disampaikan kepada pihak lain melalui tulisan (written) dan lisan (oral). Contohnya adalah membaca majalah, mambaca surat kabar, mempresentasikan makalah dalam suatu acara seminar dan lain-lain.

Adapun dalam berkomunikasi secara verbal, dibutuhkan pengungkapan kata-kata yang disusun dalam suatu pola yang berarti, baik dalam bentuk tulisan maupun lisan, seperti :

· Berbicara dan Menulis

Suatu pesan yang sangat penting dan kompleks, sebaiknya disampaikan dengan menggunakan tulisan, seperti surat, memo dan laporan.

· Mendengarkan dan Membaca

Untuk mencapai komunikasi yang efektif, maka diperlukan komunikasi dua arah, dimana orang-orang yang terlibat di dalamnya memerlukan ketrampilan mendengar (listening) dan membaca (reading).

2. Komunikasi Nonverbal

Komunikasi nonverbal merupakan bentuk komunikasi yang paling mendasar dalam komunikasi bisnis. Walaupun pada umumnya komunikasi nonverbal memiliki sifat kurang terstruktur sehingga sulit untuk dipelajari, seperti memahami dalam penggunaan bahasa isyarat, ekspresi wajah, gerakan tubuh, sandi, simbol-simbol, warna dan intonasi suara. Dalam penyampaiannya, komunikasi verbal dan komunikasi nonverbal memilki arti yang berbeda-beda, seperti dalam komunikasi nonverbal. Pesan yang disampaikan biasanya dilakukan secara spontan tanpa memiliki rencana dan dilakukan secara tidak sadar dan bersifat alami.

Adapun Komunikasi Nonverbal memilki beberapa tujuan , yaitu :

· Menyediakan dan memberikan informasi

· Mangatur alur suatu percakapan

· Mengekspresikan emosi

· Memberi sifat dan melengkapi, menentang atau mengembangkan pesan-pesan verbal

· Mengendalikan atau mempengaruhi orang lain

· Mempermudah tugas-tugas khusus, misalnya dalam memberikan pengajaran pada saat kuliah

Dalam prakteknya tentu komunikasi verbal dan non verbal dapat bergabung agar penyampaian sebuah informasi dapat mudah dipahami. Contohnya komunikasi yang dilakukan seorang pemimpin untuk menyuruh bawahannya dimana melalui ucapan dan ekspresi wajah yang tepat akan mempermudah penyampaian maksud dan tujuan yang akan disampaikan sehingga tidak akan terjadi sebuah kekeliruan.

C. Bisnis dalam Pandangan Komunikasi

Dalam konsep dan azas komunikasi modern yang lebih menekankan pada kebutuhan komunikan dan kesiapan dari komunikan dalam proses komunikasi, hal ini lebih pentinga dari fungsi pesan dan tujuan dari komunikator, ini disebabkan oleh prinsip – prinsip yang lebih modern yang lebih mempertimbangkan dan memperhitungkan pada peluang dari pada produksinya. Walaupun konsep permintaan berkaitan dengan konsep permintaan (Anda dapat mempelajari ekonomi mikro), tetapi dalam kenyataan di pasar tidak secara otomatis jika pada saat kelebihan barang dan jasa secara langsung akan membuat pasar menjadi jenuh atau sebaliknya dengan kelangkaan barang dan jasa akan menyebabkan timbulnya suatu peluang pasar, mengapa demikian, hal ini disebabkan oleh :

a. Secara realita psikologis suatu kebutuhan dapat diciptakan.

Kebutuhan akan barang secara individual, dalam kontek ini peluang pasar dapat di buat dengan mekanisme komunikasi secara berkesinambungan dengan membentuk nilai – nilai social, preferensi dan fungsi.

b. Peluang pasar ditentukan oleh citra, kebutuhan dan perilaku konsumen tentang barang dan jasa. Jika suatu produk dapat menyakinkan konsumen dalam hal kredibilitas, memiliki fungsi, ada jaminan keamanan dan memiliki keunggulan lain, maka peluang pasar akan terbentuk.

Secara umum selalu timbul permasalahan dimana konsumen – pasar tidak mengetahui informasi dan keberadaa barang dan jasa di pasar, yang disebabkan umumnya kurang baik dan kurang memadai dalam menjalankan strategi komunikasi. Hal ini harus dikembangkan strategi komunikasi yang baik dan efektif ke pasar, yaitu dengan menjalankan promosi, seperti :

1. Kegiatan hubungan antar manusia

2. Kegiatan hubungan masyarakat

3. Kegiatan advertensi atau iklan

4. Kegiatan promosi melalui media elektronik

5. Kegiatan promosi dan penjualan melalui media internet

6. Mengembangkan system informasi perusahaan

7. Mengembangkan keahlian komunikator dalam bisnis

2. PERANAN KOMUNIKASI DALAM BISNIS

A. Peranan Komunikasi Dalam Bisnis

Komunikasi tidak akan terjadi jika tidak ada seorangpun yang membutuhkannya. Seseorang akan membutuhkan komunikasi jika dia menyadari adanya mahluk hidup lain selain dirinya. Jika dunia begitu sunyi dan tidak ada mahluk hidup, maka tidak akan pernah tercipta komunikasi, dan kita tidak perlu belajar tentang sistem komunikasi.

Manusia membutuhkan komunikasi untuk bertanya, berdiskusi, menyampaikan informasi dan menerima infromasi dari orang lain. Tanpa komunikasi, tidak akan ada pesan atau informasi yang perlu dikirim dan disampaikan.

B. Tujuan dari komunikasi dalam bisnis

Tujuan komunikasi bisnis dapat digolongkan menjadi tiga yaitu;

1. Menginformasikan ( Informing)

Komunikasi bertujuan memberikan Informasi yang berkaitan dengan dunia bisnis bagi pihak lain, seperti pimpinan perusahaan ingin mendapatkan pegawai baru yang kompeten maka ia akn memasang sebuah iklan melalui media baik cetak maupun elektronik. Setiap media pasti memiliki kelebihan dan kekurangan dilihat melalui jangkauan biayanya, untuk itu harus dicermati dalam memilih iklan sesuai kebijakan maupun kemampuan internal perusahaan tersebut.

2. Melakukan Persuasi (persuasion)

Komunikasi ini bertujuan untuk memberikan persuasi kepada pihak lain agar sesuatu yang disampaikan dapat dipahami dengan baik, terutama dalam hal hubungan dengan penegasan konfirmasi pemesanan pelanggan atau negosiasi agar setiap pihak mendapatkan manfaat dan tidak ada yang merasa dirugikan.

3. Kolaborasi (Collaborating)

komunikasi ini bertujuan melakukan kolaborasi (kerjasama) bisnis dengan pihak lain. Bila komunikasi bisnis baik maka aktivitas bisnis dapat berjalan dengan baik pula. Teknologi yang berkembang saat ini bisa mendukung dan mempererat komunikasi dan kerjasama bisnis. Selain itu tujuan bisnis juga dapat digolongkan menjadi dua tujuan umum dan tujuan khusus :

Tujuan umum komunikasi bisnis yakni mendukung tujuan bisnis supaya lebih efektif dan efisien guna memperbaiki pengelolaan bisnis.

Tujuan khusus komunikasi bisnis yaitu menciptakan interaksi / hubungan antara perusahaan dengan konsumen, pemerintah, sesama dunia usaha serta dengan lingkungan agar tercipta hubungan baik yang dapat meningkatkan pertumbuhan bisnis

C. Umpan Balik dan Bentuk-Bentuknya.

Dalam setiap kegiatan komunikasi merupakan kegiatan pengiriman dan penerimaan lambang ataupun keinginan untuk mengubah pendapat orang lain yang merupakan juga suatu usaha untuk mengadakan hubungan sosial. Pada peristiwa lain, seorang pimpinan menegur anak buahnya karena berbuat kesalahan sehingga anak buah tersebut menyesali perbuatannya. Pengarahan dan teguran tersebut disamakan dengan pesan (message), sedangkan tepukan tangan dinamakan umpan balik. Antara umpan balik dan pesan terdapat hubungan sebab akibat (causalitas). Pesan (message) itu dapat berbentuk bermacam-macam seperti pidato, pengarahan, intruksi, tugas, perintah, analisis, dll. Pesan dapat juga berbentuk tulisan, lisan, gambar-gambar dan bahkan demonstrasi atau penghargaan. Umpan balik (feed back) pun dapat berbentuk bermacam-macam seperti hasil (pelaksanaan suatu tugas), laporan, sikap yang timbul, pertanyaan, reaksi, dsb. Sebagaimana pesan maka umpan balikpun dapat berupa tulisan, lisan, peragaan, dsb.

Bentuk-bentuk Umpan Balik
Bentuk-bentuk umpan balik antara lain :

1. External Feedback
Umpan balik yang baik diterima langsung oleh komunikator dari komunikan.

2. Internal Feedback
Umpan balik yang diterima komunikator bukan dari komunikan akan tetapi datang dari pesan itu sendiri atau dari komunikator itu sendri.

3. Direct Feedback atau Immediate Feedback
Umpan balik langsung dalam suatu komunikasi, komunikan menggerakkan salah satu anggota badannya.

4. Indirect Feedback atau Delaiged Feedback
Dalam bentuk surat kepada redaksi surat kabar, penyiar radio, dll. Hal ini umpan balik membutuhkan waktu.

5. Inferential Feedback
Umpan balik yang diterima dalam komunikasi massa yang disimpulkan sendiri ioleh komunikator meskipun secara tidak langsung akan tetapi cukup relevan dengan pesan yang disampaikan.

6. Zero Feedback
Artinya bahwa komunikasi yang disampaikan oleh kemunikator kepada komunikan meskipun komunikan menyampaikan umpan balik tersebut tidak dipahami oleh komunikator.

7. Neutral Feedback
Umpan balik yang netral berarti bahwa informasi yang diterima kembali oleh komunikator tidak relevan dengan pesan yang disampaikan semula.

8. Positive Feedback
Komunikasi yang disampaikan oleh komunikator kepada kemunikan mendapat tanggapan positif, misalnya dengan adanya penerimaan pada pesan yang disampaikan.

9. Negative Feedback
Komunikasi yang disampaikan oleh kemunikator mendapat tantangan dari komunikan.

D. Kesalahpahaman Dalam Komunikasi

Kesalahpahaman merupakan fenomena komunikasi yang tak jarang terjadi. Bahkan disebut kejadian normal. Sering disebut akibat dari adanya disortasi informasi. Terjadi penyimpangan penafsiran antara yang dimaksud pengirim dan dinterpretasikan sang penerima pesan. Beberapa contoh kesalahpahaman antara lain adalah dalam menanggapi poin-poin penting suatu rapat; karyawan yang kurang memahami uraian pekerjaan dan tanggung jawabnya; ketidaktahuan dalam menindak lanjuti instruksi, surat-surat dan penggumuman; kesalahan dalam menanggapi gagasan pimpinan dan rekan kerja; dan kesalaha pahaman dalam teknik atau cara berkomunikasi dengan baik.

Faktor-faktor yang mempengaruhi kesalahpahaman khususnya karena faktor komunikasi adalah (1) kondisi pelaku komunikasi seperti tingkat pendidikan, pengetahuan tentang kerja dan kondisi fisik; (2) isi pesan seperti kejelasan, dan isi kalimat; (3) media seperti jumlah dalam mutu fasilitas; (4) kebisingan dalam hal fisik dan psikologi lingkungan kerja; (5) Bahasa tubuh seperti dalam hal cara tutur kata, dan gerak tubuh. Semakin tinggi standar elemen-elemen tersebut diterapkan maka kemungkinanya terjadi disortasi informasi dan kesalahpahaman semakin rendah.

E. Memperbaiki Komunikasi Dalam Organisasi

Komunikasi efektif sangat berpengaruh dalam mengatasi hambatan yang dihadapi dalam berkomunikasi. Ada tiga hal yang perlu diperhatikan untuk memperbaiki komunikasi:

1. Membuat suatu pesan lebih berhati-hati

Perhatikan tujuan berkomunikasi dan para penerima pesan. Katakana apa yang dikehendaki oleh mereka, gunakan Bahasa yang jelas, sederhana, mudah dipahami, jelaskan poin-poin penting, dan tekankan serta telaah ulang poin-poin yang penting.

2. Minimisasi gangguan dalam proses komunikasi

Jika suatu pesan disampaikan secara lisan, perhatikan bagaimna lokasi atau tempat penyampaian pesan yang nyaman, tenang, akustik/sound system yang baik, tempat duduk yang teratur, ruangan sejuk, dsb. Jangan sampai ada gangguan disaat penyampaian pesan.

3. Mempermudah upaya umpan balik antara si pengirim dan si penerima pesan

Agar pemberian umpan balik (feedback) tersebut memberikan suatu manfaat yang cukup berarti, maka harus dapat merencanakan bagaimana dan kapan suatu pesan yang disampaikan kepada penerima.

1. KOMUNIKASI DALAM ORGANISASI

A. Pola Komunikasi Bisnis

Secara umum pola kumunikasi (patterns of communication) dibedakan menjadi 2 saluran (Purwanto,2006:40-45), yaitu :

a. Saluran Komunikasi Formal

Dalam struktur organisasi, garis, fungsional, maupun matriks, akan tampak berbagai macam posisi atau kedudukan masing-masing sesuai dengan batas tanggung jawab dan wewenangnya. Dalam kaitannya dengan proses penyampaian informasi dari manajer kepada bawahan, pola transformasi informasinya dapat berbentuk 3 pola yaitu:

1. Komunikasi dari atas ke bawah

Komunikasi dari atas ke bawah (top-down)merupakan jalur komunikasi yang berasal dari atas (manajer) ke bawah (karyawan) merupakan penyampaian pesan yang dapat berbentuk perintah, instruksi, maupun prosedur untuk dijalankan para bawahan dengan sebaik-baiknya. Menurut Katz dan Kahn, komunikasi ke bawah mempunyai 5 tujuan pokok yaitu:

o Memberikan pengarahan atau instruksi kerja tertentu,

o Memberikan informasi kenapa pekerjaan itu harus dilaksanakan,

o Memberikan informasi tentang prosedur dan praktik organisasional,

o Memberikan umpan balik pelaksanaan kerja kepada para karyawan,

o Menyajikan informasi mengenai aspek ideologi dalam membantu organisasi menanamkan pengertian tentang tujuan yang ingin dicapai.

2. Komunikasi dari bawah ke atas

Atau disebut buttom-up communicatin berarti alur pesan yang disampaikan berasal dari bawah (karyawan) menuju ke atas (manajer). Pesan mula-mula berasal dari para karyawan yang selanjutnya disampaikan ke jalur yang lebih tinggi.

3. Komunikasi Horizontal

Atau horizontal communication atau sering disebut komunikasi lateral (lateral communication) adalah komunikasi yang terjadi antara bagian-bagian yang memiliki posisi sejajar atau sederajat dalam suatu organisasi. Tujuan komunikasi horizontal antara lain untuk melakukan persuasi, mempengaruhi, dan memberikan informasi kepada bagian atau departemen yang memiliki kedudukan sejajar.

4. Komunikasi Diagonal

Atau diagonal communication melibatkan komunikasi antara dua tingkat (level) organisasi yang berbeda. Contohnya adalah komunikasi formal antara manager pemasaran dengan bagian pabrik, antara manager produksi dengan bagian promosi, antara manager produksi dengan bagian akuntansi dan lain sebagainya.

b. Saluran Komunikasi Informal

Dalam jaringan komunikasi informal, orang-orang yang ada dalam suatu organisasi, tanpa mempedulikan jenjang hierarki, pangkat, dan kedudukan atau jabatan, dapat berkomunikasi secara luas. Meskipun hal-hal yang mereka perbincangkan biasanya bersifat umum, seperti mengobrol tentang humor yang baru di dengar, keluarga, anak-anak, dunia olahraga, musik, acara film, dan sinetron tv, dan kadang kala mereka juga membicarakan hal-hal yang berkaitan dengan situasi kerja yang ada dalam organisasinya.

B. Mengelola Komunikasi Bisnis

Ada 2 hal yang perlu diperhatikan dalam mengelola komunikasi, yaitu :

1. Penanganan pesan-pesan yang bersifat rutin

Untuk dapat memaksimalkan manfaat dan meminimalkan biaya, seorang manajer perlu memperhatikan hal berikut ini:

1. Mengurangi jumlah pesan

2. Instruksi yang jelas

3. Mendelegasikan tanggung jawab

4. Melatih petugas

2. Penanganan Krisis Komunikasi

Cara penanganan krisis di suatu perusahaan tentu berbeda dengan perusahaan lain. Namun, munculnya krisis dalam suatu perusahaan dapat mempunyai pengaruh terhadap masa depan produk maupun reputasi perusahaan bersangkutan. Dalam kaitannya dengan krisis komunikasi tersebut, ada 2 falsafah dalam komunikasi yaitu:

1. Bersikap diam, tidak mengatakan sesuatu, atau

2. Katakan apa yang terjadi dan segera

Namun, beberapa ahli hubungan masyarakat (public relation) menyarankan agar perusahaan menangkis rumor yang beredar dalam masyarakat dengan cara menjelaskan dengan cara apa yang menjadi masalahnya secara terbuka tanpa ditutup-tutupi kepada public (masyarakat umum) dan karyawan-karyawannya. Pada saat yang sama, perusahaan harus mencari sumber masalahnya dan berusaha mengendalikannya. Satu hal yang paling penting dalam menangani setiap kasus adalah mengusahakan agar pikiran tetap dalam kondisi tenag, kalem, dan tidak gegabah. Tenang dalam artian bahwa penanganan suatu kasus perlu pemikiran jernih dan tidak dalam kondisi emosional. Suatu tanggapan yang rasional akan membantu memberikan inspirasi untuk mempertinggi rasa percaya diri.

Dalam situasi krisis ekonomi, ada beberapa hal yang dapat dilakukan seperti :

1. Siapkan tim yang terampil atau cekatan dalam penanganan krisis

2. Usahakan agar manajemen puncak segera bertindak pada saat krisis terjadi

3. Ciptakan sebuah pusat informasi sebagai representasi perusahaan yang dilengkapi dengan berbagai peralatan elektronik komunikasi

4. Ceritakan suatu kejadian secara menyeluruh, terbuka, dan jujur. Jika memang ada yang salah segera mohon maaf

5. Tunjukkan keseriusahan perusahaan, bukan saja dalam pernyataan tetapi dalam wujud nyata.

C. Masalah Komunikasi dalam Organisasi

Fakor hambatan yang biasanya terjadi dalam proses komunikasi dapat dibagi dalam 3 jenis, yaitu:

1. Hambatan Teknis

Hambatan ini timbul karena lingkungan dan memberikan dampak pencegahan terhadap kelancaran pengiriman dan penerimaan pesan. Dari sisi teknologi, keterbatasan fasilitas dan peralatan komunikasi, akan semakin berkurang dengan adanya temuan baru di bidang teknologi komunikasi dan sistem informasi, sehingga saluran komunikasi dan media komunikasi dapat diandalkan serta lebih efisien.

2. Hambatan Semantik

Gangguan ini menjadi hambatan dalam proses penyampaian pengertian atau ide secara efektif. Definisi semantik disini adalah studi atas pengertian yang diungkapkan lewat bahasa. Suatu pesan yang kurang jelas akan tetap menjadi tidak jelas bagaimanapun baiknya transmisi. Untuk menghindari mis-komunikasi semacam ini, seorang komunikator harus memilih kata-kata yang tepat dan sesuai dengan karakteristik komunikannya, serta melihat dan mempertimbangkan kemungkinan penafsiran yang berbeda terhadap kata-kata yang digunakannya.

3. Hambatan Manusiawi

Hambatan ini muncul dari masalah-masalah pribadi yang dihadapi oleh orang-orang yang terlibat dalam komunikasi, baik komunikator maupun komunikan. Menurut Cruden dan Sherman, hambatan ini mencakup :

a. Hambatan yang berasal dari perbedaan individual manusia, seperti perbedaan persepsi, umur, keadaan emosi, status, keterampilan mendengarkan , pencarian informasi, dan penyaringan informasi.

b. Hambatan yang ditimbulkan oleh iklim psikologis dalam organisasi atau lingkungan sosial dan budaya, seperti suasana dan iklim kerja serta tata nilai yang dianut. Ditinjau dari aspek bisnis, organisasi adalah sarana manajemen (dilihat dari aspek kegiatannya). Korelasi antara Ilmu Komunikasi dengan Organisasi terletak pada peninjauannya yang berfokus kepada manusia-manusia yang terlibat dalam mencapai tujuan organisasi.

Dalam lingkup organisasi tujuan utama komunikasi adalah memperbaiki organisasi, yang ditafsirkan sebagai upaya yang dilakukan untuk mencapai tujuan-tujuan manajemen. Komunikasi organisasi terjadi setiap saat dan dapat didefinisikan sebagai pertunjukan dan penafsiran pesan diantara unit-unit komunikasi yang merupakan bagian dari suatu organisasi. Suatu organisasi terdiri dari unit-unit komunikasi dalam hubungan hierarchies anatara satu dengan lainnya dan berfungsi dalam suatu lingkungan. Komunikasi bisnis adalah proses pertukaran pesan atau informasi untuk mencapai efektivitas dan efisiensi produk kerja di dalam struktur (jenjang/level) dan sistem organisasi yang kondusif. Dalam kegiatan organisasi bisnis, pesan hendaknya tidak hanya sekedar informatif, yaitu agar pihak lain mengerti dan tahu, tetapi juga haruslah persuasif, agarpihak lain bersedia menerima suatu paham atau keyakinan atau melakukan suatu perbuatan atau kegiatan.

Dalam proses komunikasi, semua pesan atau informasi yang dikirim akan diterima dengan berbagai perbedaan oleh penerima pesan/informasi , baik karena perbedaan latar belakang, persepsi, budaya maupun hal lainnya. Untuk itu, suatu pesan atau informasi yang disampaikan hendaknya memenuhi 7 syarat atau dikenal juga dengan 7 C, yaitu :

1. Completeness (Lengkap)

Suatu pesan atau informasi dapat dikatakan lengkap, bila berisi semua materi yang diperlukan agar penerima pesan dapatmemberikan tanggapan yang sesuai dengan harapan pengirim pesan.

2. Conciseness (Singkat)

Suatu pesan dikatakan concise bila dapat mengutarakan gagasannya dalam jumlah kata sekecil mungkin (singkat, padat tetapi jelas) tanpa mengurangi makna, namun tetep menonjolkan gagasannya.

3. Consideration (Pertimbangan)

Penyampaian pesan hendaknya menerapkan empati dengan pertimbangan dan mengutamakan penerima pesan.

4. Concreteness (Konkrit)

Penyampaian pesan hendaknya disampaikan dengan bahasa yang gamblang, pasti, dan jelas

5. Clarity (Kejelasan)

Pesan hendaknya disampaikan dengan bahasa yang mudah dimengerti dan mudah diinterpretasikan serta memiliki makna yang jelas.

6. Courtessy (Kesopanan)

Pesan disampaikan dengan gaya bahasa dan nada yang sopan, akan memupuk hubungan baikdalam komunikasi bisnis.

7. Correctness (Ketelitian)

Pesan hendaknya dibuat dengan teliti dan menggunakan tata bahasa, tanda baca, dan ejaan yang benar (formal atau resmi).

4. JENIS-JENIS KOMUNIKASI

A. Jenis jenis komunikasi menurut cara penyampaianya

1. Komunikasi lisan : Yang dimaksudkan dengan komunikasi lisan adalah komunikasi yang terjadi secara langsung dan tidak dibatasi oleh jarak, yang artinya komunikasi bentuk ini dilakukan antara kedua belah pihak secara bertatap muka.

2. Komunikasi tertulis : Komunikasi tertulis adalah salah satu bentuk komunikasi yang berupa tulisan, komunikasi ini biasanya berupa:

· Dibuat dalam bentuk surat dan dipergunakan untuk menyampaikan suatu berita yang singkat, jelas, dan dipandang perlu untuk ditulis dengan maksud tertentu.

· Naskah, naskah biasanya dipergunakan untuk mengirim berita yang sifatnya komplek.

· Blangko-blangko, dipergunakan untuk mengirimkan suatu berita dalam bentuk daftar.

· Gambar dan foto, komunikasi bentuk ini biasanya karena hal yang ingin disampaikan tidak dapat dilukiskan dengan kata-kata atau kalimat.

· Spanduk, spanduk biasanya digunakan untuk menyampaikan sebuah informasi massa yang sasaranya adalah orang banyak.

B. Jenis jenis komunikasi menurut kelangsunganya

Dalam sebuah proses komunikasi yang dilakukan oleh dua orang ataupun lebih, dapat diketahui interaksi antara kedua belah pihak atau lebih tersebut sebagai mana berikut:

1. Komunikasi langsung : Proses komunikasi langsung maksudnya adalah bahwa komunikasi yang dilakukan tanpa bantuan, campur tangan, perantara pihak lain ataupun media komunikasi serta tidak dibatasi oleh jarak.

2. Komunikasi tidak langsung : Komunikasi tidak langsung dilakukan melalui perantara, baik itu pihak ketiga atau bantuan alat-alat komunikasi lainnya.

C. Jenis jenis komunikasi menurut perilakunya

Komunikasi dipelari oleh manusia melalui proses kehidupannya, melaui belajar, bersosial dan lain sebagainya yang tentunya akan secara otomatis dipengaruhi oleh perilaku dan posisi seseorang didalam masyarakat, berikut merupakan jenis komunikasi menurut perilakunya:

1. Komunikasi formal : Komunikasi formal biasanya terjadi dalam suatu organisasi, komunikasi seperti ini biasanya sudah mempunyai aturan dan tata caranya sendiri menurut rules dari organisasi atau perusahaanya.

2. Komunikasi informal : Komunikasi informal terjadi dalam suatu oraganisasi yang tidak ditentukan dalam struktur organisai dan tidak dapat pengakuan resmi yang juga tidak berpengaruh terhadap kepentingan organisasi yang bersangkutan, misalnya adalah obrolan antar teman, desa-desus dan lain sebagainya.

3. Komunikasi nonformal : Komunikasi nonformal adalah komunikasi yang terjadi antara bersifat formal dan informal, yaitu komunikasi yang bertujuan dengan pelaksanaan tugas pekerjaan organisasi.

D. Jenis jenis komunikasi menurut maksudnya

Menurut maksud dilakukanya komuniksi ada beberapa komunikasi yang jika diperhatikan dilakukan dengan maksud tertentu dari yang menyampaikan informasi, inisiatif komunikator menjadi suatu penentu diantaranya adalah:

1. Pidato

2. Ceramah

3. Wawancara

4. Memberi tugas atau perintah

E. Jenis jenis komunikasi menurut ruang lingkupnya

Ruang lingkup terjadinya komunikasi merupakan batasan jenis komunikasi yang sedang dilakukan. Maka dalam komunikasi menurut ruang lingkup dapat dibedakan sebagai berikut :

1. Komunikasi Internal.

Komunikasi yang berlangsung dalam ruang lingkup atau lingkungan organisasi atau perusahaan yang terjadi diantara anggota organisasi atau perusahaan tersebut saja (komunikasi yang dilakukan orang dalam). Didalamnya komunikasi internal dibagi lagi menjadi 3 macam yaitu:

· Komunikasi vertikal

· Komunikasi horizontal, dan

· Komunikasi diagonal

2. Komunikasi Eksternal.

Komunikasi eksternal merupakan komunikasi yang berlangsung antara organisasi kepada pihak masyarakat yang ada di luar organissi atau perusahaan tersebut.

Komunikasi dengan pihak luar dapat berbentuk :

1. Eksposisi, pameran, promosi, publikasi, dan sebagainya.

2. Komperensi pers

3. Siaran televise, radio, dan sebagainnya.

4. Bakti sosial, pengabdian pada masyarakat, dan sebagainnya.

Komunikasi eksternal dimaksudkan untuk mendapatkan pengertian, kepercayaan, bantuan dan kerjasama dengan masyarakat luas sehingga pihak yang berkepentingan dapat berkontribusi terhadap perusahaan sekaligus daerahnya.

F. Jenis jenis komunikasi menurut aliran informasi

Komunikasi yang didasarkan menurut aliran informasi dapat dibedakan sebagai berikut :

1. Komunikasi satu arah, yaitu merupakan komunikasi yang berlangsung dari satu pihak saja.

2. Komunikasi dua arah, yaitu merupakan komunikasi yang bersifat timbale balik, dalam hal ini komunikasi diberi kesempatan untuk memberikan respons atau feedbeck kepada komunikatornya.

3. Komunikasi ke atas yaitu merupakan komunikasi yang terjadi dari bawahan kepada atasan

4. Komunikasi ke bawah, yaitu meruakan komunikasi yang terjadi dari atasan kepada bawahan.

5. Komunikasi kesamping, yaitu merupakan komunikasi yang terjadi diantara orang yang memiliki kedudukan sejajar. Dengan demikian arah informasi tersebut akan dianut sebagai bentuk interaksi komunikasinya.

G. Jenis jenis komunikasi menurut jaringan kerja

Di dalam sebuah organisasi atau perusahaan komunikasi akan dapat terlaksana menurut sistem yang ditetapkanya dalam jaringan kerja yang dinanungi. Komunikasi menurut jaringan kerja ini dapat dibedakan menjadi

1. Komunikasi jaringan kerja rantai : Komunikasi terjadi menurut saluran hirarchi organisasi dengan jaringan komando sehingga mengikuti pola komunikasi formal.

2. Komunikasi jaringan kerja lingkaran : Komunikasi terjadi melalui saluran komunikasi yang berbentuk seperti lingkaran.

3. Komunikasi jaringan bintang : Komunikasi yang terjadi melalui satu sentral dan saluranya yang dilalui lebih pendek.

H. Jenis jenis komunikasi menurut peranan individu

Komunikasi yang dilakukan seseorang atau individu kepada pihak-pihak lain baik secara kelompok maupun secara individual. Dalam komunikasi ini peranan individu sangat mempengaruhi keberhasilan proses komunikasinya. Ada beberapa macam antara lain :

1. Komunikasi antara individu dengan individu yang lain

2. Komunikasi antara individu dengan lingkungan yang lebih luas

3. Komunikasi antara individu dengan dua kelompok atau lebih

I. Jenis jenis komunikasi menurut jumlah pelaku dalam komunikasi

Komunikasi yang selalu terjadi diantara sesama manusia baik individu maupun kelompok. Jumlah dari orang yang berkomunikasi akan mempengaruhi proses komunikasi itu sendiri, disamping sifat dan tujuan komunikasi itu dilaksanakan. Untuk itu dapat dibedakan sebagai berikut :

1. Komunikasi perseorangan : Komunikasi yang terjadi secara perseorangan atau individual antara pribadi dengan pribadi tentang permasalahan yang bersifat pribadi juga.

2. Komunikasi kelompok : Komunikasi yang berlangsung dalam suatu kelompok atau group tentang masalah-masalah yang menyangkut kepentingan banyak orang dalam kelompok.

5. Teknologi Informasi Dalam Komunikasi Bisnis

A. Keuntungan Menguasai Teknologi Informasi

Dalam bidang sosial keuntungan kemajuan teknologi komunikasi yang cepat dapat mempermudah komunikasi antara suatu tempat dan tempat yang lain.

a) Dalam Bidang Pendidikan:

· Informasi yang dibutuhkan akan semakin cepat dan mudah di akses untuk kepentingan pendidikan.

· Inovasi dalam pembelajaran semakin berkembang dengan adanya inovasi e-learning yang semakin memudahkan proses pendidikan.

· Kemajuan TIK juga akan memungkinkan berkembangnya kelas virtual atau kelas yang berbasisteleconference yang tidak mengharuskan sang pendidik dan peserta didik berada dalam satu ruangan.

· Sistem administrasi pada sebuah lembaga pendidikan akan semakin mudah dan lancar karena penerapan sistem TIK.

b) Dalam Bidang Ekonomi :

· Semakin maraknya penggunaan TIK akan semakin membuka lapangan pekerjaan.

· Bisnis yang berbasis TIK atau yang biasa disebut e-commerce dapat mempermudah transaksi-traansaksi bisnis suatu perusahaan atau perorangan

· Dengan fasilitas pemasangan iklan di internet pada situs-situs tertentu akan mempermudah kegiatan promosi dan pemasaran suatu produk.

c) Dalam Bidang Pemerintahan :

· Teknologi Informasi dan Komunikasi yang dikembangkan dalam pemerintahan atau yang disebut e-government membuat masyarakat semakin mudah dalam mengakses kebijakan pemerintah sehingga program yang dicanangkan pemerintah dapat berjalan dengan lancar.

· e-government juga dapat mendukung pengelolaan pemerintahan yang lebih efisien, dan bisa meningkatkan komunikasi antara pemerintah dengan sektor usaha dan industri.

· Masyarakat dapat memberi masukan mengenai kebijakan-kebijakan yang dibuaat oleh pemerintah sehingga dapat memperbaiki kinerja pemerintah.

B. Pemanfaatan Teknologi Informasi Dalam Komunikasi Bisnis

Bidang Teknologi Informasi memberi prospek pada bangsa Indonesia yang tengah dilanda krisis ekonomi. Persaingan bisnis yang semakin ketat di era globalisasi ini menuntut perusahaan untuk menyusun kembali strategi dan taktik bisnisnya. Jika dilihat lebih mendalam, ternyata esensi dari persaingan terletak pada bagaimana sebuah perusahaan dapat mengimplementasikan proses penciptaan produk dan atau jasanya secara lebih murah, lebih baik, dan lebih cepat dibandingkan dengan pesaing bisnisnya.Saat ini penerapan teknologi informasi dan komunikasi diperlukan dalam dunia bisnis sebagai alat bantu dalam upaya memenangkan persaingan. Penerapan Teknologi Informasi yang dilakukan dikategorikan sebagai berikut :

1. Aplikasi Teknologi Informasi yang menjadi landasan dari berbagai aplikasi lain yang ada di dalam Perusahaan antara lain sistem operasi, basis data, network management dan lain-lain.

2. Aplikasi yang sifatnya mendasar (utility) yaitu aplikasi Teknologi Informasi yang dipergunakan untuk berbagai urusan utilisasi sumber daya Perusahaan anatara lain sistem penggajian, sistem akuntansi & keuangan dan lain-lain.

3. Aplikasi Teknologi Informasi yang sesuai dengan kebutuhan spesifik perusahaan terutama yang berkaitan dengan proses penciptaan produk/jasa yang ditawarkan.Pemanfaatan Teknologi Informasi yang dilakukan dalam menunjang kegiatan operasional perusahaan meliputi bidang-bidang sistem informasi akuntansi dan keuangan, sistem informasi properti, sistem informasi forwarding, sistem informasi pergudangan, sistem informasi sdm, sistem informasi poliklini, aplikasi audit internal (pengawasan spi), sistem persediaan atk/cetakan, sistem inventarisasi peralatan kantor, sistem electronic data interchange (edi) untuk pengiriman dokumen, website dan intranet, dan sebagainya.

Salah satu yang paling menonjol perubahan yang terjadi dalam lingkungan bisnis adalah pengenalan e-commerce. E-commerce menyediakan kesempatan bagi organisasi menakjubkan untuk memperluas seluruh dunia pada biaya kecil. E-commerce adalah hanya didefinisikan sebagai pembelian, penjualan, dan bertukar produk, jasa, dan informasi melalui jaringan komputer, terutama internet. Manfaat dan dampak e-commerce telah membawa tidak hanya untuk organisasi, tetapi pelanggan dan masyarakat.

C. Pengaruh Pemanfaatan Teknologi Informasi Dalam Pengambilan Keputusan Bisnis

Teknologi sistem informasi banyak dimanfaatkan bagi pengguna yang sangat berpengaruh terhadap jalannya suatu organisasi atau dalam perusahaan. Teknologi sistem informasi dalam organisasi bisnis menjadi penting artinya berkaitan dengan ketepatan waktu dan kebenaran penyediaan informasi yang dibutuhkan pemakai. Perkembangan sistem informasi tersebut perlu didukung banyak faktor yang diharapkan dapat memberikan kesuksesan bagi sistem informasi itu sendiri yang tercermin dari kepuasan user sebagai pengguna sistem informasi tersebut. Sistem informasi tidak hanya sebagai alat pengolahan data melainkan digunakan untuk mengetahui lebih cepat timbulnya permasalahan dalam organisasi.

Sistem informasi adalah salah satu cara agar organisasi bisnis dapat memberikan keunggulan kompetitif. Teknologi informasi merupakan sumber daya keempat setelah sumber daya manusia, sumber daya uang, sumber daya mesin yang digunakan untuk membentuk dan mengoperasikan perusahaan. Teknologi informasi dalam organisasi akan membantu penyediaan informasi dalam pengambilan keputusan seorang manajer dalam suatu perusahaan dengan cepat. Sistem informasi tersebut digunakan untuk meningkatkan kinerja individual dalam organisasi bisnis yang pastinya juga akan meningkatkan kerja organisasi. Teknologi sistem informasi saat ini memainkan peranan penting dalam mendukung pengambilan keputusan oleh manajemen dalam pengevaluasian. Dimana evaluasi tersebut berguna dalam membantu tercapainya keberhasilan atas pengembangan sistem informasi.

Keberhasilan suatu sistem informasi tergantung pada kemudahan dan pemanfaatan pemakai sistem terhadap teknologi yang ada dalam sistem karena teknologi akan membantu individu dalam menyelesaikan tugasnya. Suatu hal yang amat penting diperhatikan oleh perilaku bisnis dalam merapkan teknologi informasi adalah sejauh mana keberhsilan sistem tersebut membawa dampak positif dalam peningkatan kinerja baik individual maupun organisasi secara keseluruhan.

Penerapan teknologi informasi dalam sistem informasi perusahaan atau organisasi harus dipertimbangkan dari sisi efisiensi dan keefektifan serta pemanfaatan dari pemakaian teknologi informasi tersebut. Untuk mengukur seberapa besar manfaat atau pengaruh teknoligi sistem informasi dalam suatu perusahaan atau organisasi diperlukan suatu evaluasi untuk memberikan gambaran keberhasilan sistem itu sendiri. Evaluasi yang dilakukan terhadap teknologi sistem informasi bermula dari pemakai. Karena pemakai dapat berasumsi mengenai teknologi sistem informasi yang dibutuhkan sesuai dengan kemampuan dan sesuai dengan kebutuhannya.

Teknologi informasi telah membawa perubahan mendasar pada struktur, operasi dan manajemen organisasi. Penggunaan teknologi dalam organisasi akan mendukung kegiatan untuk meningkatkan produktivitas, mengurangi biaya operasional, meningkatkan pengambilan keputusan, meningkatkan hubungan terhadap konsumen atau pelanggan, serta mengembangkan aplikasi strategi baru. Tidak jarang ditemukan teknologi yang diterapkan dalam sistem informasi sering tidak tepat atau tidak dimanfaatkan secara maksimal oleh pemakai sistem sehingga penerapan sistem informasi kurnag memberikan manfaat dalam peningkatan kinerja individual. Jika evaluasi pemakai atas teknologi cocok dengan kemampuan dan tuntutan dalam tugas pemakai, maka akan memberikan dorongan pemakai untuk memanfaatkan teknologi sistem informasi.

6. PERENCANAAN PESAN-PESAN BISNIS

Perencanaan pesan bisnis adalah proses komposisi penyusunan pesan bisnis. Proses itu sendiri terdiri dari perencanaan tujuan audiens, ide, saluran ; pengorganisasian ide; membuat draf, merangkai kata / kalimat/ paragraph; dan merevisi.

Tujuan dalam perencanaan bisnis harus dievaluasi apakah tujuan realistis, waktu tepat, dan dapat diterima. Tujuan juga harus diuji apakah sesuai dengan kemampuan, ketepatan waktu dan orang, dan selaras dengan tujuan organisasi.
Untuk membuat perencanaan bisnis yang baik komunikator perlu melakukan analisis audiens. Caranya aadalah dengan mengembangkan profil audiens dan menganalisa pemuasan konsumen. Komunikator mengantisipasi rekasi audiens, memperkirakan jumlah, mengetahui hubungan komunikator dengan audiens apakah kenal atau tidak. Untuk pemuasan audiens komunikator perlu mengetahui kebutuhan informasi audiens. Pemuasan juga bisa dilakukan dengan motivasional dengan pendekatan argumentasi, rasional, dan emosi audiens. Pemuasan emosional digunakan untuk mengubah perilaku audiens. Akan tetapi ada hambatan yaitu audiens cederung tidak mau berubah untuk hal baru.

Penentuan ide pokok untuk menemukan cara mencapai tujuan tertentu bisa dilakukan dengan brainstorming. Brainstorming dilakukan melalui beberapa cara : story teller tour, random list, CFR (Conclusion Finding Recommendation)Worksheet, question and answer chain, dan journalist approach.

Dalam seleksi saluran perlu dipertimbangkan beberapa hal yaitu tingkat kepentingan, formalitas, kompleksitas,kerahasian, emosi, biaya, dan harapan audiens.
Saluran lisan memiliki kelebihan cepat mendapat feedback dan menyampaikan pesan, audiens merasa nyaman, reaksi audiens terbaca, dan ekonomis. Bentuk saluran lisan adalah percakapan, wawancara, diskusi, seminar, lokakarya, pelatihan, pidato, dan presentasi. Saluran lisan informal itu tidak terstruktur tapi ide lancer. Saluran lisan formal terjadi saat RUPS, presentasi, dan penganugerahan. Alat Bantu yang digunakan adalah film, video, rekaman, LCD, dan slide.

Saluran tulisan memiliki kelebihan yaitu lebih teratur karena komunikator sempat merencanakan dan mengendalikan isi pesan. Bentuknya adalahsurat, memo, dan proposal.Setelah Memperoleh gambaran mengenai berbagai macam bentuk saluran komunikasi baik formal maupun informal langkah berikutnya adalah melakukan perencanaan pesan-pesan bisnis, yang mencakup pesan yang tertulis maupun lisan.

Perencanaan bisnis merupakan satu langkah strategis bagi pencaaian tujuan suatu organisasi secara menyeluruh. Pesan-pesan bisnis yang terencana dengan baik mempermudah pencapaian tujuan komunikasi. Makalah ini akan menjelaskan tentang perencanaan pesan-pesan bisnis yang difokuskan pada perencanaan pesan-pesan bisnis secara tertulis

Yang termasuk perencanaan pesan-pesan bisnis adalah :

1. Pemahaman Proses Komposisi

Penyusunan proses komposisi seperti halnya proses menciptakan lagu;merencanakan lagu, membuat aransemen dan menentukan musisinya hinnga melakukan revisi-revisi hingga lagu enak didengar. Begitu juga proses penyusunan pesan-pesan bisnis; perencanaan, pengorganisasian, dan revisi.

2. Perencanaan

Beberapa hal perlu diperhatikan dalam perencanaan diantaranya maksud komunikasi, sasaran audiens, ide pokok, saluran yang digunakan.

3. Pengorganisasian

Organisasi dan komposisi erat kaitannya dengan penyusunan kata kalimat, dan paragraf perlu diperhatikan penggunaan kata, kalimat, dan paragraf yang sederhana, mudah dimengerti, dan dilaksanakan.

4. Revisi

Seluruh maksud dan isi pesan ditelaah kembali dari substansi pesan yang akan disampaikan,gayapenulisa, struktur kalimat, dan bagaimana tingkat pemahaman. Pengecekan dilakukan agar pesan tersampaikan sesuai perencanaan.

5. Penentuan Tujuan

Tahap pertama dalam merencanaka suatu pesan bisnis adalah memikirkan maksud atau tujuan komunikasi. Untuk dapat melakukan hal itu, pertama anda harus menentukan tujuan yang jelas sesuai tujuan organisasi.

6. Mengapa tujuan harus jelas

Penentuan tujuan yang jelas bagi suatu organisasi akan dapat membantu proses pengambilan keputusan yang mencakup antara lain :

Keputusan untuk meneruskan pesan, keputusan untuk menanggapi audiens, keputusan untuk memusatkan isi pesan

7. Tujuan komuikasi bisnis.

Secara umum ada tiga tujuan komunikasi bisnis yaitu : memberi informasi, persuasi, dan melakukan kolaborasi

8. Cara menguji tujuan

Untuk menguji apakah suatu tujuan yang telah ditetapkan tersebut sudah baik atau belum perlu pengujian dengan empat pertanyaan berikut.

Apakah tujuan tersebut realistik, apakah waktunya tepat, apakah orang yang mengirimkan pesan sudah tepat, apakah tujuannya selaras dengan tujuan orgsnisasi perusahaan

9. Analisis Audiens

Bila suatu komunikasi telah memiliki maksud dan tujuan yang jelas, langkah berikutnya adalah memperhatikan audiens yang akan dihadapi.

7. PENGORGANISASIAN DAN REVISI PESAN PESAN BISNIS

Pada dasarnya, untuk mencapai pengorganisasian yang baik diperlukan dua proses tahapan, yaitu pendefinisian dan penggolongan ide-ide; dan penetapan urutan ide-ide dengan perencanaan organisasional yang terpilih secara hati-hati.

Mendefinisikan dan mengelompokkan ide-ide

Memutuskan apa yang harus dikatakan adalah masalah mendasar yang harus dipecahkan oleh setiap komunikator. Jika materi yang disajikan lemah, apalagi tidak memiliki suatu gaya yang menarik, fakta yang ada dapat menjadi kabur. Cepat atau lambat, audience akan menyimpulkan bahwa yang disampaikan benar-benar tidak bernilai sedikitpun. Semua kegiatan komunikasi, baik menelpon, membuat 3 paragraf surat, atau menulis laporan 200 halaman, harus dimulai dengan mendefinisikan isi materinya. Semakin panjang dan kompleks materi yang akan disampaikan, semakin penting tahap pertama ini.

Apabila pesan yang disusun panjang dan kompleks, pembuatan outline sangat diperlukan dan menjadi penting artinya. Mengapa demikian? Sebuat outline akan membantu memvisualisasikan hubungan antara bagian yang satu dengan bagian yang lain. Disamping itu, outline juga akan memberikan arahan sehinga komunikator dapat menyampaikan ide-ide dengan cara yang sistematik, efisien dan efektif. Melalui perencanaan yang baik, outline akan membantu komunikator mengekspresikan transisi antara ide-ide, sehingga audience akan mengerti dan memehami pola piker komunikator. Susunan suatu outline secara garis besar dapat digolongkan ke dalam tiga golongan, yaitu :

Mulailah dengan ide pokok

Ide pokok (main idea) akan membantu menetapkan tujuan dan strategi umum dari suatu pesan. Idde pokok tersebut dapat dirangkum ke dalam dua hal yaitu: (a) hal-hal apa yang diinginkan agar dilakukan atau dipikirkan oleh audience, (b) alasan yang mendasar, mengapa mereka harus melakukan atau memikirkannya. Ide pokok merupakan titik awal untuk membuat outline.

Nyatakan poin-poin pendukung yang penting

Setelah menetapkan ide pokok pesan yang akan disampaikan, tahap kedua adalah menyusun poin-poin penting lainnya, sebagai pendukung ide pokok.

Ilustrasi dengan bukti-bukti

Tahapan ketiga dalam menyusun outline adalah memberikan ilustrasi dengan mengemukakan bukti yang berhasil dikumpulkan. Semakin banyak bukti yang dapat disajikan, semakin baik outline yang dibuat.

Menentukan urutan dengan rencana organisional

Setelah selesai mendefinisikan dan menggolongkan ide-ide, langkah selanjutnya adalah menentukan urutan penyampaian materi. Untuk menentukan urutan penyampaian materi, ada dua pendekatan penting yang dapat digunakan, Yaitu:

Pendekatan langsung

Pendekatan langsung sering disebut juga dengan istilah pendekatan deduktif, di mana ide pokok muncul paling awal kemudian di ikuti bukti pendukungnya.

Pendekatan tidak langsung

Sering disebut juga dengan istilah pendekatan induktif, di mana bukti-bukti muncul terlebih dahulu kemudian diikuti dengan ide pokoknya.

Kedua pendekatan dasar tersebut dapat diterapkan baik untuk pesan singkat (memo dan surat) maupun pesan formal/panjang (laporan, usulan, dan presentasi). Untuk menentukan pendekatan yang akan digunakan, reaksi audience terhadap maksud/tujuan pesan dan tipe/jenis pesan yang akan disampaikan harus dianalisis terlebih dahulu.

Secara umum, pendekatan langsung cocok digunakan manakala para audience mempunyai hasrat, tertarik, senang, atau bersikap netral terhadap pesan yang akan disampaikan. Tetapi jika mereka menolak, yang anda sampaikan, lebih baik digunakan pendekatan tak langsung. Kesimpulanya, jika reaksi para audience positif, gunakanlah pendekatan langsung; dan sebaliknya, jika reaksi audience negatif, gunakanlah pendekatan tak langsung

Setelah menganalisis kemungkinan reaksi para audiens dan memilih suatu pendekatan umum, langkah berikutnya adalah menentukan rencana organisasional yang paling cocok diantara bebagai model berikut :

Direct request: penyampaian yang langsung pada poin yang dituju (to the point), cocok menggunakan pendekatan pendekatan langsung.
Pesan-pesan rutin, good news, atau goodwill: cocok dengan menggunakan pendekatan langsung.
Pesan-pesan bad news: pendekatan yang dapat diterapkan adalah pendekatan tak langsung.
Pesan-pesan persuasive: pendekatannya adalah dengan cara tak langsung.

Sumber :

http://id.wikipedia.org/wiki/Komunikasi-bisnis

http://verahadiyati.blogspot.com/2013/05/landasan-pemikiran-komunikasi-bisnis.html

https://reviindah.wordpress.com/2015/03/16/i-dasar-komunikasi-dan-komunikasi-bisnis/

http://anggunichascratch.blogspot.co.id/2016/06/peranan-komunikasi-dalam-dunia-bisnis.html

http://comunitaseconomic.blogspot.com/2012/10/komunikasi-bisnis_6.html

https://taniakharismaya.wordpress.com/2015/04/26/pola-komunikasi-bisnis/

http://andhy-brenjenk.blogspot.com/2011/10/kendala-dan-masalah-komunikasi-bisnis.html

https://ilmuseni.com/dasar-seni/jenis-jenis-komunikasi

http://anjarpriyasmoro.blogspot.co.id/2015/04/teknologi-informasi-dalam-komunikasi.html

http://everythingisrachma.blog.com/2015/05/04/komunikasi-bisnis-minggu-3-bab-v/

http://faturachmanrizky.blogspot.co.id/2016/06/teknologi-informasi-dalam-komunikasi.html