KOMUNIKASI BISNIS 2

PERENCANAAN LAPORAN BISNIS

PENGERTIAN DAN JENIS LAPORAN BISNIS

Laporan bisnis adalah suatu laporan yang memiliki sifat netral, tidak memihak, memiliki tujuan yang jelas dan berisi rencana penyajian fakta kepada seseorang atau lebih untuk tujuan bisnis tertentu.

Menurut Herta A. Murphy Laporan Bisnis adalah suatu laporan yang memiliki sifat netral, tidak memihak, memiliki tujuan yang jelas, dan berisi rencana penyajian fakta kepada seorang atau lebih untuk tujuan bisnis tertentu.

Menurut Himstreet Laporan Bisnis adalah suatu pesan-pesan objektif yang disusun secara teratur dan digunakan untuk menyampaikan informasi dari suatu bagian organisasional atau dari satu institusi atau lembaga kelembaga yang lain guna membantu pengambilan keputusan atau pemecahan masalah.

Pada umumnya penulisan laporan bisnis digunakan untuk memenuhi berbagai keperluan, antara lain:

1.     Untuk memonitor dan mengendalikan operasional perusahaan.

2.     Untuk membantu mengimplementasikan kebijakan-kebijakan dan prosedur-prosedur yang telah ditetapkan perusahaan.

3.     Untuk memenuhi persyaratan-persyaratan hukum dan peraturan-peraturan yang berlaku bagi perusahaan.

4.     Untuk mendokumentasikan prestasi kerja yang diperlukan baik bagi keperluan internal maupun eksternal.

5.     Untuk menganalisis informasi dan memberikan bimbingan bagi pengambilan keputusan-keputusan atas masalah tertentu.

6.     Untuk memperoleh sumber pendanaan atau membuka bisnis baru.

Selanjutnya, laporan bisnis dapat digolongkan ke dalam jenis sebagai berikut.

1.     Menurut fungsinya.

· Laporan informasional adalah laporan yang member informasi, menyajikan fakta-fakta tanpa melakukan analisis, tanpa kesimpulan, dan tanpa memberikan rekomendasi.

·  Laporan Analisis adalah laporan yang menyajikan fakta, menganalisis dan menginterprestasikan, kemudian menyimpulkan dan memberi rekomendasi.

Contoh: laporan kemajuan pekerjaan, Rekomendasi dan proposal.

2.     Menurut subyeknya

· Suatu laporan dapat dibedakan menurut departemen mana suatu laporan itu diperoleh.

Contoh: Laporan Akuntansi, Personalia, Produksi dan sebagainya.

3.     Menurut Formalitasnya.

· Laporan dapat dibedakan atas dasar apakah bersifat formal atau nonformal. Menurut Frekuensinya. Suatu laporan dapat dibedakan atas dasar apakah secara berkala atau khusus.

· Laporan menurut keasliannya, terdiri dari: laporan otoritas, laporan sukarela, laporan swasta, dan laporan public.

4.     Menurut keasliannya

·  Laporan Otoritas: laporan yang dibuat atas dasar permintaan atau kuasa dari orang lain.

·  Laporan sukarela: inisiatif dari pembuat laporan itu sendiri.

· Laporan swasta: laporan yang dibuat oleh organisasi atau perusahaan swasta.

· Laporan public: disusun oleh lembaga pemerintah atau lembaga yang dibiayai Negara.

5.     Menurut frekuensinya

· Terdiri dari laporan berkala yaitu laporan yang disusun harian, mingguan, bulanan, semesteran, tahunan. Contoh: laporan penjualan

· Laporan Khusus: laporan atas kejadian yang unik(khusus) seperti laporan mengenai krisis dalam perusahaan.

6.     Menurut jenisnya

· Suatu laporan dipengaruhi oleh formalitas dan panjangnya laporan. Laporan infomal meliputi laporan memorandum, laporan surat, dan laporan cetak. laporan formal sering disebut dengan laporan panjang.

· Laporan surat merupakan suatu laporan yang menggunakan format surat dengan kepala surat. Laporan dalam bentuk cetakan mempunyai judul yang sudah tercetak, instruksi, baris-baris kosong. Laporan formal biasanya lebih panjang daripada laporan informal.

7.     Menurut Kegiatan Projek

· Dalam melakukan suatu proyek, terdapat tiga jenis laporan, yaitu laporanpendahuluan, laporan perkembangan, dan laporan akhir.

8.     Menurut pelaksanaan Pertemuan

· Agenda: suatu dokumen yang ditulis sebelum pertemuan berlangsung, dan biasanya terdiri atas jadwal pelaksanaan dan topic yang akan dibahas dalam pertemuan sehingga akan membantu peserta dalam persiapan.

·  Resolusi merupakan laporan singkat secara formal berisi hasil consensus suatu pertemuan.

· Notulen adalah laporan resmi dalam suatu pertemuan yang telah berlangsung yang mencakup semua hal yang terjadi dalam suatu pertemuan. Mencakup pembahasan yang lebih luas dan berisi hasil pertemuan atau konferensi penting.

BAGIAN POKOK LAPORAN BISNIS

1.     Pendahuluan

Dalam bagian pendahuluan ada 10 (sepuluh) hal yang perlu dipertimbangkan, yakni:

1.   Pemberi Kuasa, adalah individu/organisasi yang meminta laporan;

2.   Tata-letak, menginformasikan kepada pembaca tentang apa saja yang akan dibahas dalam laporan bisnis;

3.   Masalah, biasanya diformulasikan di awal pendahuluan sebelum maksud atau tujuan laporan bisnis dinyatakan;

4.   Maksud, merupakan poin penting dalam laporan bisnis;

5.   Ruang Lingkup, berhubungan dengan luas cakupan atau batas suatu pokok bahasan dalam sebuah laporan bisnis;

6.   Metodologi, mengacu pada metode pengumpulan informasi;

7.   Sumber-sumber, mencakup berbagai sumber yang kita gunakan dalam penyusunan laporan bisnis, baik sumber tertulis maupun sumber lisan;

8.   Latar Belakang, jika pembaca dianggap perlu mengetahui informasi yang ada dalam laporan bisnis itu maka latar belakang harus disampaikan;

9.   Definisi Istilah, jika kita menggunakan istilah yang memiliki beberapa penafsiran maka kita harus menjelaskan kepada pembaca definisi yang kita maksudkan.

10.      Keterbatasan, adalah keterbatasan dalam hal dana, waktu, ataupun data yang tersedia.

Untuk laporan singkat, beberapa unsur tersebut dapat digabungkan menjadi satu atau dua paragraf dengan ataupun tanpa judul “Pendahuluan”. Bahkan dalam laporan berkala, judul pendahuluan dapat dihilangkan bila isi setiap periode sama dan pembaca telah mengetahuinya.

2.     Isi Laporan

Bagian terpanjang dari suatu laporan bisnis adalah isi laporan. Dalam bagian ini, kita membahas dan mengembangkan hal-hal yang penting secara rinci. Di samping itu, bagian ini dapat membantu kita mencapai maksud penulisan laporan bisnis. Penulisan laporan bisnis yang baik, harus mencakup temuan fakta yang penting dan relevan.

3.     Penutup

Bagian penutup berfungsi untuk merangkum laporan secara menyeluruh, dan untuk laporan analitis juga mengambil kesimpulan dan memberikan rekomendasi. Oleh karena itu, dalam Laporan Informasional bagian penutup ini dinamakan Rangkuman, sedangkan pada Laporan Analitis disebut Kesimpulan dan Rekomendasi. Hal-hal yang dipertimbangkan dalam bagian penutup adalah sebagai berikut:

1.     Rangkuman, berisi ringkasan pembahasan secara menyeluruh. Kadangkala hanya berisi poin-poin yang penting, kekuatan dan kelemahan, atau manfaat dan kerugian;

2.     Kesimpulan, berisi evaluasi secara ringkas fakta-fakta yang dibahas, tanpa memasukkan pendapat pribadi kita sebagai penulis;

3.     Rekomendasi, menyarankan suatu program tindakan yang didasarkan pada kesimpulan yang telah dibuat;

4.     Rencana Tindakan, merupakan pernyataan terakhir yang mencakup waktu pelaksanaan program, anggaran yang diperlukan, dan orang-orang yang bertanggung jawab terhadap program/projek yang akan dilaksanakan.

PENGORGANISASIAN ISI DALAM LAPORAN BISNIS

Ada 2 (dua) cara yang dapat dipilih untuk digunakan dalam penyusunan isi laporan bisnis, yakni cara dedukasi (cara langsung) dan cara induksi (cara tak langsung).

Cara pertama:

Cara deduksi atau cara langsung berarti menyampaikan ide pokok dan rekomendasi tyerlebih dahulu, seteah itu baru dijelaskan ahl-hal yang rinci. Secara umum, kita dapat menggunakan cara deduksi atau cara langsung, jika pembaca kita memiliki cirri sebagai berikut:

·         Eksekutif  yang sibuk,

·         Lebih suka untuk menentukan sesuatu dengan segera,

·         Ingin mengetahui ‘berita baik’ atau informasi netral

·         Ingin menganalisis data lebih baik, dan hal ini akan menjadi lebih mudah jika,

·         Kesimpulan dan rekomendasi dicantumkan pada awal laporan

·         Ingin mengetahui pendangan penulis laporan dengan segera

·         Lebih menyukai laporan yang disusun dengan cara deduksi

Cara kedua:

Cara induksi atau cara tak langsung, berarti kita menjelaskan fakta-fakta yang ada terlebih dahulu, baru kemudian kita memberikan ide pokok, kesimpulan dan rekomendasi. Pada prinsipnya, kita menggunakan cara induksi jika pembaca kita mempunyai karakteristik sebagai berikut:

·         Ingin mengetahui penjelasan secara rinci terlebih dahulu untuk dapat memahami kesimpulan dan rekomendasinya,

·         Ingin mengetahui kesimpulan yang kurang menyenangkan (‘berita buruk’),

·         Merasa kesimpulannya tidak bias dan dapat menerimanya

·         Perlu membaca keseluruhan laporan,bukan hanya bagian akhirnya saja

·         Lebih menyukai laporan yang disusun dengan cara induksi

PENULISAN LAPORAN SINGKAT

1.     Karakteristik Laporan Singkat

Kebanyakan laporan singkat (short/brief report) hanya mencakup materi pendukung yang relative sedikit bagi pencapaian komunikasi yang efektif. Laporan singkat itu sendiri dapat berbentuk memo ataupun surat yang terdiri atas satu atau dua halaman. Laporan singkat mencakup beberapa elemen penting dalam suatu laporan formal, antara lain:

·         Gaya penulisan pribadi yang menggunakan gaya penulisan orang pertama atau kedua.

·         Grafik untuk lebih menekankan tulisan.

·         Judul dan sub-subjudul dalam tubuh laporan.

·         Format memo atau surat.

2.     Perencanaan Laporan Singkat

Penentuan Format dan Panjang Laporan Umumnya, dalam berbicara Anda kurang memiliki fleksibilitas terhadap format dan panjangnya suatu laporan. Pembaca sebaiknya tahu tujuan penulis laporan sehingga mereka dapat menentukan apa yang ingin mereka ketahui, berkaitan dengan materi yang diajukan, dan format penyajian seperti apa yang mereka inginkan. Berdasarkan informasi ini, penulis dapat dengan mudah memilih format laporan diantara empat pilihan berikut ini.

A.   Preprinted

Bentuk sebelum di cetak (preprinted) pada dasarnya digunakan untuk mengisi laporan yang kosong.

B.   Surat

Format surat dapat digunakan untuk laporan yang jumlah halamannya lima atau kurang, dan ditujukan kepada pihak luar organisasi.

C.   Memo

Format yang paling umum untuk laporan singkat yang digunakan untuk kepentingan pihan intern organisasi.

Memo mencakup beberapa hal berikut: tanggal, kepada, dari, dan subyek.

D.  Manuskrip

Laporan yang memiliki beberapa halaman sampai ratusan halaman memerlukan suatu pendekatan formal. Oleh karena panjangnya, format manuskrip memerlukan lebih benyak komponen lebih banyak komponen baik sebelum teks maupun setelah teks.

3.     Penentuan Struktur Dasar

Ada tiga masalah yang muncul dalam menentukan struktur dasar, yaitu:

1)   Informasi apa yang seharusnya dimasukan? Apakah semua data atau ada data yang dieliminasi.

2)   Pendekatan psikologis apa yang sesuai dengan pembaca tertentu? Apakah direct order atau indirect order.

3)   Metode apa yang akan Anda gunakan agar materinya jelas dan meyakinkan? Menggunakan pengorganisasian suatu topic atas dasar tingkat pentingnya, urutan, kronologis, lokasi, kategori ataukah mengorganisasikan suatu ide menurut argument yang logis.

4.     Pengorganisasian Laporan Singkat

1)   Pengorganisasian Memo dan Laporan Informasional

Suatu laporan informational mempunyai tujuan dasar yaitu menjelaskan sesuatu dengan istilah yang jelas. Dalam menulis laporan informational, tidak perlu khawatir terhadap reaksi pembaca. Informasi harus disajikan secara logis dan akurat, sehingga pembaca akan mengerti dengan tepat apa yang dimaksud dan dapat menggunakan informasi dalam cara yang praktis.

a.   Laporan Periodic (berkala)

Laporan periodic adalah suatu laporan internal yang menjelaskan apa yang terjadi dalam suatu departemen atau divisi selama periode tertentu. Tujuannya adalah untuk memberikan suatu gambaran bagaimana sesuatu dapat berjalan sehingga manajer dapat mengikuti perkembangan dan dapat melakukan koreksi bila perlu. Kebanyakan laporan disusun berdasarkan urutan : (1) Peninjauan atas tanggung jawab rutin; (2) Diskusi/pembahasan proyek khusus; (3) Rencana periode yang akan datang; (4) Analisis masalah/problem.

b.   Laporan Aktifitas Personal (Individu)

Suatu laporan aktivitas personal berisi suatu deskripsi individual terhadap apa yang terjadi selama suatu konverensi, konvesi, atau dalam perjalanan. Laporan ini dimaksudkan untuk menginformasikan kepada manajemen terhadap setiap informasi yang penting. Biasanya ditulis dengan format memo, disusun secara kronologis atau atas dasar topic-topik yang menggambarkan minat pembaca.

2)   Pengorganisasian Laporan analitikal

Laporan analitikal dirancang untuk melakukan persuasi kepada pembaca agar dapat menerima suatu kesimpulan atau rekomendasi. Umumnya ditulis untuk memberikan tanggapan terhadap munculnya kondisi-kondisi tertentu yang terjadi dalam suatu organisasi.

a.   Laporan Justifikasi, adalah usulan intern yang digunakan untuk melakukan persuasi kepada manajemen puncak untuk menyetujui suatu investasi atau proyek tertentu.

b.   Usulan Bisnis Baru dan di Luar Klien, usulan untuk pihak luar klien dimaksudkan untuk memperoleh produk, atau proyek yang diterima oleh bisnis atau pemerintah diluar klien. Pendekatan yang digunakan adalah pendekatan langsung, pengorganisasiannya melalui pernyataan masalah diikuti dengan pemecahan masalah.

c.    Laporan Troubleshooting, suatu laporan troubleshooting adalah dokumen yang berorientasi kepada keputusan yang disusun untuk kepentingan manajemen puncak.

MEMBUAT LAPORAN BISNIS YANG BAIK

1.   Akurat

Hal pertama yang perlu diperhatikan oleh seorang penulis laporan bisnis adalah bagaimana mengatakan suatu kebenaran. Beberapa hal berikut ini akan membantu mengatasi kemungkinan terjadinya distorsi:

a.   Jelaskan fakta atau peristiwa yang terjadi secara konkret.

b.   Laporkan semua fakta yang relevan.

c.    Tempatkan fakta yang ada dalam suatu perspektif.

d.   Berikan bukti-bukti terhadap kesimpulan yang Anda buat.

e.   Sajikan hanya bukti yang valid dan mendukung kesimpulan Anda.

f.     Jaga bias pribadi Anda dalam suatu laporan.

2.   Keputusan yang Baik

Laporan bisnis yang dibuat tidak hanya digunakan pihak intern saja, tetapi juga pihak ekstern organisasi. Pembaca akan merasa senang membaca suatu laporan yang mencakup lima hal berikut:

a.   Adanya ide pokok pada permulaan suatu laporan.

b.   Melihat fakta-fakta yang tersedia.

c.    Menerima uraian atau cerita secara menyeluruh.

d.   Menggunakan bahasa yang mudah dimengerti.

e.   Mempelajari sesuatu yang dapat membuat pekerjaan atau tugas-tugas mereka menjadi lebih mudah.

3.   Format, Gaya, dan Organisasi yang Responsif
Sebelum menulis, Anda harus memutuskan apakah akan menggunakan format surat, memo, atau manuskrip; apakah menggunakan gaya formal atau informal. Dalam hal ini, ajukan diri Anda sendiri pertanyaan berikut.

a.   Siapa yang berinisiatif yang membuat laporan?

b.   Apakah subyek yang akan dimasukan ke dalam laporan?

c.    Kapan suatu laporan dibuat?

d.   Ke mana laporan akan dikirim?

e.   Mengapa suatu laporan dibuat?

f.     Bagaimana sikap pembaca?

Persiapan Dasar Presentasi Bisnis  

a.      Penguasaan terhadap topik atau materi yang akan dipresentasikan

Penguasaan terhadap materi yang akan dipresentasikan merupakan salah satu syarat penting agar apa yang ingin disampaikan kepada audiens dapat mencapai sasaran. Ketidakpastian terhadap materi yang akan dipresentasikan bukan saja menghambat penyampaian pesan kepada audiens, tetapi juga akan memberikan citra ( image ) yang kurang baik bagi pembicara yang bersangkutan. Oleh karena itu, kuasailah materi tersebut dengan baik sebelum melakukan presentasi di hadapan audiens.

b.      Penguasaan berbagai alat bantu presentasi dengan baik

Di samping penguasaan materi yang akan dipresentasikan dengan baik, maka berikutnya adalah bagaimana seorang pembicara mampu memanfaatkan berbagai alat bantu presntasi bisnis demi pencapaian tujuan yang dikehendaki.

Berbagai alat batu presentasi bisnis yang dapat digunakan antara lain: white board, spidol, overhead projector ( OHP ), transparasi, slide, komputer, bagan, flip chart, video camera, tape, televisi, VCR, dan LCD Projector.

c.       Menganalisis siapa audiens  ( Who, What, Where, When, Why, How )

Agar tujuan presentasi bisnis dapat tercapai dengan baik, maka seorang pembicara perlu mengenal siapa sebenarnya yang menjadi audiens. Melalui pendekatan bertanya dengan menggunakan kata tanya seperti: apa, siapa, di mana, kapan, mengapa, dan bagaimana, maka seorang pembicara akan dapat mengidentifikasi tentang siapa sebenarnya audiens yang dimaksud, sehingga seorang pembicara dapat melakukan berbagai persiapan antisifatif.

d.      Menganalisis berbagai lingkungan lokasi atau tempat untuk presentasi

Agar presentasi bisnis yang dilakukan tersebut dapat mencapai tujuan, maka seorang pembicara perlu mengenal lebih dekat dengan lingkungan lokasi atau tempat di mana seseorang akan melakukan presentasi bisnis

Penggunaan Alat Bantu dalam Presentasi

a.       Papan tulis hitam dan putih (blacboard & whiteboard)

Merupakan salah satu alat bantu presentasi yang sudah cukup lama, dan kini alat  bantu tsb relatif jarang digunakan. Sarana ini cocok untuk kegiatan seperti lokakarya, briefing, rapat maupun diskusi

b.      Flip Charts

adalah sebuah papan yg dilengkapi dgn lembaran-lembaran kertas berukuran  penuh. Apabila lembar kertas sudah penuh, maka dpt dimembuka lembar kosong selanjutnya atau menyobeknya.

c.       Transparansi overhead project

nampaknya merupakan alat bantu presentasi yang cukup populer bagi para  pembicara. Diberbagai belahan dunia seperti Amerika Serikat, Inggris, Australia dan kanada. Dengan semakin meluasnya teknologi komputer, maka semakin banyak yg dapat memanfaatkan kemampuan komputer untuk membuat tampilan grafik, gambar, bagan dsb.

d.      Papan tulis elektronik

Papan tulis elekronik memiliki motor elektronik untuk menggulung layar sehingga muncul bagian bersih yang baru dan seterusnya

e.       Video cassete recorder (vcr)

Video cassete recorder (perekam kaset video) dapat digunakan sebagai sarana untuk melakukan persentase bisnis . anda dapat merekam berbagai program  pelatihan atau kegiatan kegiatan tertentu sebagai bahan study kasus dalam format kaset video . kaset video memiliki tiga macam format yaitu : PAL, NTSC, SECAM

f.        PANEL LCD

Panel liquid crystal display (LCD) memiliki kesamaan dengan layar komputer  jenis laptop yakni transparan , untuk dapat beroperasi layar LCD dihubungkan dengan port monitor bagian belakang komputer yang bertindak seperti layar komputer dan bertindak seperti layar komputer biasa yang menayangkan data atau gambar.

g.       Proyektor LCD

Proyektor LCD (liquid crystal display) merupakan salah satu alat bantu persentasi yang banyak di gunakan oleh organisasi atau lembaga bisnis maupun non bisnis . dalam perkembangannya , proyektor LCD dari waktu ke waktu mengalami  perkembangan yang semakin baik . perkembangannya dapat dilihat dari produk atau tau tampilan produk yang semakin menarik dan ramping. Proyektor LCD ini baru dapat berfungsi dengan baik apabila dihubungkan dengan Personal Computer (PC) baik dalam bentuk komputer jinjing (portabel computer) maupun komputer meja (desktop komputer)

Menganalisa Audiens 

Dalam menganalisis audiens seorang pembicaraan harus mampu menjawab enam  pertanyaan mendasar berikut ini :

1.      Siapa audiensnya?

Analisis audiens ini berkaitan dengan kepada siapa seseorang itu berbicara.

2.      Apa yang diinginkan audiens?

Agar penyampaian pesan-pesan bisnis sesuai seperti yang diharapkan, pembicara yang baik perlu mengetahui apa yang diinginkan oleh audiens.

3.      Dimana melakukan persentasi?

Bagi pembicara, pemahaman terhadap tempat persentasi dilakukan sangat penting.

4.      Kapan melakukan persentasi?

Seorang pembicara perlu memperhatikan secara seksama kapan melakukan  persentasi bisnis (rincian mengenai tanggal,bulan hari,dan jam berapa).

5.      Mengapa melakukan persentasi?

Sebelum melakukan persentasi bisnis,seorang pembicara harus mampu menjawab  pertanyaan mengapa harus melakukan persentasi bisnis.

6.      Bagaimana melakukan persentasi?

Seorang pembicara yang satu dengan pembicara yang lain tentunya memiliki strategi persentasi bisnis yang berbeda-beda.

Komunikasi Lisan dan Negosiasi

A.  Komunikasi Lisan dalam Rapat

Pengertian Pertemuan

Pertemuan merupakan forum yang sangat penting untuk menghimpun bahan-bahan. Pertemuan dalam dunia usaha dapat dilakukan oleh piminan dengan staffnya, tetapi dapat dilakukan diantara staf sendiri untuk menyusun usulan atau bahkan pertemuan pleno yang dapat mempertemukan semua unsur yang ada namun pertemuan tidak hanya dimaksudkan untuk mengambil keputusan tetapi juga untuk mendapatkan kesamaaan pendapat.

1.   Pengertian Rapat

Rapat adalah forum yang bersifat formal bagi pengambilan kebijakan organisasi dalam bentuk keputusan, kesepakatan atau lainya tanpa harus di dahului oleh konflik. Rapat juga merupakan pertemuan yang mewakili kewenangan untuk membuat keputusan

Tujuan Rapat adalah:

1.   Untuk memecahkan atau mencari jalan keluar suatu masalah

2.   Untuk menyampaikan informasi

3.   Sebagai saran koordinasi

4.   Agar peserta dapat ikut berpartisipasi kepada masalah-masalah yang sedang dikemukakan.

2.   Jenis-Jenis Rapat:

1.   Rapat Resmi yaitu rapat yang diselanggarakan untuk membahas masalah yang sangat penting. Peserta rapat sebelumnya mendapat pemberitahuan terlebih dulu melalui surat undangan. Dalam rapat resmi berlaku peraturan protocol yang membantu kelancaran rapat. Apabila terdapat perbedaan pendapat diantara anggota, peraturannya adalah pendapat mayoritas menjadi keputusan, akan tetapi hak-hak minoritas dilindungu dengan pembatasan pembahasan ide pokok, dan lebihpenting adalah memberikan jaminan bahwa semua peserta diperlakukan dengan sebaik-baiknya.

2.   Rapat Tidak Resmi yaitu rapat yang diselanggarakan oleh pimpian dengan stafnya serta diadakan di ruang kantor pimpinan atau ruang rapat untuk membahas masalah yang mendesak atau terjadi tiba-tiba. Pada rapat ini biasanya terjadi diskusi dan tukar pendapat atau informasi untuk mengakrabkan pimpinan dengan stafnya. Dalam hal ini sekertaris hanya membuat ringkasan sederhana hasil rapat yang menjadi kesimpulan.

3.   Komunikasi dalam pertemuan dan rapat

Dalam pertemuan dan rapat seluruh peserta harus menyadari posisinya dalam forum itu. Tiap peserta hendaknya:

·         Mampu berkomunikasi dengan jujur, terbuka dan bertanggung jawab

·         Mampu berperan sebagai komunikator yang baik tapi tidak memonopoli pembicaraan

·         Mampu berperan sebagai komunikan yang sangat responsive namun tidak emosional

·         Mampu mengendalikan diri setelah rapat berhasil membuat keputusan dan menyusun kesimpulan maka hasil tersebut harus di komunikasikan kepada peserta dan hasil dari rapat tersebut dapat dilaksanakan dengan sebaik-baiknya.

B.  Komunikasi Lisan dalam Wawancara

wawancara pada dasarnya adalah obrolan biasa, hanya saja dengan topik tertentu, dan ada pihak yang lebih dominan bertanya (pewawancara) dan pihak lain dominan menjawab, menjelaskan, atau memberi informasi (narasumber).

Wawancara sangatlah penting dalam penelitian kualitatif, karena ia merupakan saran atau teknik pengumpulan data/informasi. Setiap pengumpulan data kualitatif hamper selalu membutuhkan wawancara sumber informasi, misalnya saksi mata, pelaku, pengamat, korban dan sebagainya. Wawancara adalah salah satu tehnik meliput, selain terjun langsung ke lapangan/tempat kejadian peristiwa dan studi literature atau studi kepustakaan.

Tujuan wawancara

·         Mendapatkan informasi langsung dari reponden yang mengerjakan, menyaksikan, memahami atau mengetahui tentang sesuatu.

·         Mengetahui atau mendapatkan keyakinan tentang kepastian kebenaran sumber informasi, dengan mengamati gerak tubuh atau suara responden.

·         Mendapatkan suasana tentang suatu kondisi melalui wawancara langsung di lapangan.

Teknik wawancara

·         Wawancara Terbuka, mengunakan pertanyaan-pertanyaan tradisional, seperti “mengapa anda ingin melakukan hal itu”, dana pa kelebihan dan kekurangan anda”

·         Wawancara tertutup, menggunakan pertanyaan-pertanyaan yang telah dirancang sedemikian rupa untuk mendapatkan data dan informasi tertentu.

·         Wawancara behavioral, dimaksudkan untuk mengetahui respon responden terhadap suatu kondisi atau situasi tertentu sehingga pewawancara dapat melihat bagaimana responden memandang suatu tantangan/ permasalahan dan menentukan solusinya.

C.   Komunikasi Lisan dalam Bernegosiasi

Pengertian

Negosiasi adalah proses tawar-menawar dengan jalan berunding untuk memberi atau menerima guna mencapai kesepakatan antar pihak yang satu dengan pihak yang lain.

Bentuk negosiasi

1.   Negosiasi secara langsung artinya berhadapan langsung dengan kita.

2.   Negosiasi tidak langsung, misalnya dengan melalui telepon.

Tips nonverbal ketika berkomunikasi dalam negosiasi

·         Perilaku hangat

·         Menatap matanya secara langsung (dengan lembut/segar bukan tajam) (bukan kepada lawan jenis, kecuali yang dinegosiasikan di forum)

·         Senyum

·         Wajah riang

·         Membuat suasana wajah lucu

·         Duduk tepat didepanya

·         Jangan melihat apapun kecuali seluruh yang dihadapannya (lawan bicara) Ekspresif 

Komunikasi dalam Tulisan

Penulisan kabar atau berita

Nilai berita digunakan untuk mengukur layak tidaknya suatu tulisan diangkat menjadi berita. Semakin tinggi nilai berita yang dikandung dalam sebuah peristiwa semakin kuat tersebut dianggkat sebagai berita.

Sebaliknya, semakin rendah nilai beritanya semakin rendah pula peristiwa tersebut diangkat sebagai berita.

1.   Unsur-Unsur Berita

Sebuah berita memenuhi unsur-unsur berita yang dikenal dengan 5W+1H.

·         What= apa yang terjadi

·         Where= dimana hal itu terjadi

·         When= kapan peristiwa itu terjadi

·         Who= siapa yang terlibat dalam kejadian itu

·         Why= kenapa hal itu terjadi

·         How= bagaimana peristiwa itu terjadi

2.   Struktuk naskah berita

·         Judul berita (head)

·         Teras berita (lead)

·         Isi berita (body)

3.   Teknik menulis berita

·         Fact Organizing yaitu pengorganisasian/pengumpulan fakta oleh wartawan yang akan menulis berita. Apakah itu hasil interview, kejadian langsung, atau menggunakan data-data tertulis.

·         Lead Decission yaitu penentuan lead untuk teras berita. Ingat, gagal menentukan lead, bisa berarti gagal menulis berita.

·         Word Selection yaitu pemilihan kata-kata cocok untuk mendukung penulisan berita, usahakan alur yang runtut, jangan melompat-lompat sehingga dapat mengganggu pemahaman pembaca.

A.  Penulisan pesan-pesan persuasif

Persuasi merupakan suatu usaha mengubah sikap, kepercayaan atau tindakan audiens untuk mencapai suatu tujuan. Secara sederhana, persuasi yang efektif adalah kemampuan untukmenyampaikan suatu pesan di dalam suatu acara yang membuat audiens merasa mempunyai pilihan dan membuat mereka setuju.

Langkah-langkah yang dapat dilakukan dalam menulis pesan-pesan pesuasif antara lain:

1.   Analisis audiens

2.   Mempertimbangkan perbedaan budaya

3.   Memilih pendekatan organisasional

Persuasive yang efektif mencakup empat komponen penting:

1.   Menetapkan kredibilitas

2.   Membuat kerangka argumentasi audies

3.   Memilih daya pemikat

B.  Korespondensi

Korespondensi adalah penyampaian maksud melalui surat dari suatu pihak kepada pihak lain dan atas nama jabatan dan dalam suatu perusahaan/organisasi dan dapat atas nama perorangan. Kegiatan saling berkirim surat oleh perseorangan atau oleh organisasi disebut surat menyurat ata korespondensi. Pihak yang terlibat disebut koresponden.

Surat adalah alat komunikasi tertulis untuk menyampaikan pesan kepada pihak lain yang memiliki persyaratan khusus yaitu penggunaan kode notasi, penggunaan kertas, penggunaan model dan bentuk, pemakainan bahsa yang khas serta pencantuman tanda tangan.

Ciri-ciri surat:

1.   Surat adalah pesan tertulis

2.   Isi pesan dalam surat merupakan informasi/persuasi

3.   Surat memiliki bagian-bagian yang standar

4.   Surat memiliki bentuk yang standar

5.   Surat memiliki pesan inti

6.   Gaya Bahasa surat bisa formal ataupun informal.

Fungsi surat:

1.   Surat sebagai penyampaian pesan

2.   Surat sebagai wakil.

3.   Surat sebagai bukti tertulis.

4.   Surat sebagai pedoman/dasar bertindak

5.   Alat untuk mengigat

6.   Dokumentasi historis dari suatu kegiatan

7.   Keterangan keamanan.

http://tikadwityastuti.blogspot.co.id/2015/06/presentasi-bisnis.html

http://anggunichascratch.blogspot.co.id/2016/06/komunikasi-lisan-dan-negosiasi.html

     https://dinarres.wordpress.com/2016/04/21/perencanaan-laporan-bisnis/

     http://anggunichascratch.blogspot.co.id/2016/06/komunikasi-dalam-tulisan.html